Slovník pojmů

Archiv
Archivem je nazývána vyhovující budova nebo prostor ( místnost/ti ) sloužící k úschově archiválií za účelem jejich trvalé ochrany, uložení a odborného zpracování pro vědecké účely a praktické potřeby
V praxi rozeznáváme tyto archivy:

• Podnikový archiv
• Státní archiv
• Akreditovaný archiv
• Specializovaný archiv
• Komerční spisovnu

Archivace
Archivací se rozumí souhrn činností spojených s řádnou péčí o dokumenty původců.

Archiválie
Archiválií se rozumí písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy trvalé dokumentární hodnoty, které vzešly z činnosti původců (tzn. státních orgánů, obcí, a jiných právnických a fyzických osob). Archiválie jsou záznamy vybrané - vzhledem k době vzniku, obsahu, původu a vnějším znakům - k trvalému uchování a přijaté do evidence archiválií. Ukládají se ve veřejných a soukromých archivech, jimž byla pro jejich činnost udělena Ministerstvem vnitra akreditace

Archivní kniha
Archivní knihou se rozumí evidenční pomůcka s ustálenou rubrikací (tiskopis SEVT č. 02 498 0/B 498) sloužící k zaznamenávání přírůstků dokumentů do spisovny nebo archivu.
V podnikové sféře se archivní knihy užívají spíše výjimečně, v praxi jejich funkci většinou plní:

• náležitým způsobem vedené předávací protokoly
• elektronická evidence dokumentů
• systém Spisové služby
• systém DMS

Archivní krabice
Archivní krabici se rozumí speciální obal vyrobený zpravidla z tvrdého alkalického kartonu, který slouží k uchování dlouhodobé ochraně dokumentů před působením nepříznivých vlivů (např. prach, světlo, vlhkost ..) .

Archivní služba
Archivní služba je souhrn činností spojených se shromažďováním, přejímáním, ukládáním, evidencí, ochranou, odborným zpracováním a využíváním archiválií.

Badatelna
Badatelna je vyhrazená místnost spisovny nebo archivu, která je určena ke studiu archiválií a ostatních dokumentů.

Dokument
Dokumentem se rozumí všechny písemné nebo jiné záznamy (výkresy, mapy, diagramy, fotografie, mikrofilmy, mikrofiše, zvukové záznamy, elektronické dokumenty vč. emailů ), které do organizace dochází nebo z její činnosti vznikají.

Komerční spisovna
Komerční spisovnou se rozumí místo pro ukládání vyřízených i nevyřízených spisů klientů do doby uplynutí skartačních lhůt, a to na základě mandátní smlouvy nebo smlouvy outcoursingového typu

Obal
viz. Ukládací jednotky nebo Svazek

Paprsek
Paprsek je část archivního regálu ohraničená svislými nosníky polic.

Písemnost
viz. Dokument

Podniková spisovna
Podnikovou spisovnou se rozumí místo pro ukládání zpravidla vyřízených dokumentů a spisů do doby uplynutí skartačních lhůt.

Podnikový archiv
Podnikovým archivem se rozumí místo pro oddělené odborné zpracování a ukládání tzv. archiválií.

Příruční spisovna
Příruční spisovnou se rozumí místo pro ukládání zejména "živých" tzn.. dosud nevyřízených dokumentů nebo spisů konkrétního útvaru, oddělení apod. s nízkou četností používání.

Původce
Původcem dokumentů se rozumí organizace u které dokumenty vznikly za dobu trvání její existence v rámci její činnosti.

Registratura
Registraturou se rozumí místo pro ukládání "živých" tj. dosud nevyřízených dokumentů nebo spisů přidělených konkrétnímu zaměstnanci s vysokou četností používání.

Signatura
Signaturou se rozumí označení podpisu na dokumentu respektive jiný význam pojmu Spisová značka.

Skartace
Skartací se rozumí fyzická likvidace dokumentů s uplynulou Skartační lhůtou.

Skartační lhůta
Skartační lhůta stanoví dobu v počtu let, po kterou mají být dokumenty uloženy v organizaci
Skartační lhůta začíná běžet dnem 1. ledna následujícího roku po roce, ve kterém dokument vznikl, nebo byl vyřízen nebo ztratil pro organizaci správní či provozní potřebu.
Skartační lhůty nesmějí být svévolně zkracovány; organizace však může v odůvodněných případech a po konzultaci s věcně a místně příslušným Státním archivem skartační lhůtu prodloužit.

Skartační návrh
Skartačním návrhem se rozumí písemný návrh organizace na:

• výběr&vyřazení Archiválií 
• skartaci dokumentů s uplynulou Skartační lhůtou, které nejsou nadále provozně nebo správně potřebné

Skartační návrh se obvykle skládá z:

• písemné žádosti organizace o schválení návrhu na Skartaci dokumentů s uplynulou skartační lhůtou:
• seznamu dokumentů typu "A" (tzv. Archiválie)
• seznamu dokumentů s uplynulou skartační lhůtou navrhovaných ke skartaci

Skartační návrh je předkládán k posouzení a schválení věcně a místně příslušnému státnímu archivu pověřenému dohledem na výběr archiválií a vyřazování dokumentů organizace.

Skartační plán
Skartačním plánem se rozumí seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s uvedenými Skartačními znaky. (viz. také Spisový plán)

Skartační protokol
Skartační protokol je protokol o průběhu Skartačního řízení, který obsahuje konečné rozhodnutí věcně a místně příslušného Státního archivu o navrhovaném způsobu naložení s dokumenty uvedenými ve Skartačním návrhu.

Skartační řád
Skartační řád je interní akt řízení organizace upravující postup při vyřazování dokumentů ve všech jeho podobách (písemných, zvukových, obrazových a jiných záznamů) cestou Skartačního řízení.

Skartační řízení
Skartační řízení je proces v jehož průběhu:

• je prováděn výběr Archiválií
• jsou vyřazovány dokumenty s uplynulou Skartační lhůtou

Skartační seznam
Skartační seznam je seznam dokumentů s uplynulou Skartační lhůtou rozdělených do skupin podle skartačních znaků ; viz. Skartační návrh

Skartační znak
Skartační znak vyjadřuje dokumentární hodnotu dokumentu a jeho zařazení do věcné skupiny dokumentů. Skartační znak rovněž vyjadřuje způsob, jak má být s dokumentem naloženo po uplynutí Skartační lhůty. Skartační znak je konkrétnímu dokumentu přiřazen na základě Skartačníího plánu organizace.

V praxi rozeznáváme tyto skartační znaky:

Spis
Spis je zpravidla základní evidenční jednotka v systému Archivní a spisové služby.
Spisem lze označit soubor několika dokumentů, které mají společné věcné, časové nebo jiné hledisko.
Ve Spisové službě obecně je Spis chápán jako soubor takových dokumentů, které společně tvoří ucelený materiál o věci/případu.

Spisová služba
Spisovou službou se rozumí souhrn činností spojených s příjmem, evidencí, označováním, oběhem, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů;
Za spisovou službu lze označit také soubor pravidel a opatření zajišťujících řádný chod administrativy a zároveň též práce, vykonávané podle těchto pravidel;
Z pohledu Archivní služby lze za Spisovou službu považovat celkový oběh dokumentů a manipulaci s nimi až do uplynutí Skartačních lhůt a řádného provedení Skartačního řízení včetně Skartace dokumentů.

Spisová značka
Spisová značka je registraturní značka spisu, pod níž je Spis evidován případně i uložen v Registratuře, Spisovně nebo Archivu.

Spisovna
Spisovnou je nazývána vyhovující budova nebo prostor (místnost/ti) sloužící k úschově dokumentů za účelem jejich ochrany a řádného uložení do doby uplynutí Skartačních lhůt
Rozeznáváme tyto spisovny:

• Podniková spisovna
• Příruční spisovna
• Komerční spisovna

Spisový plán
Spisový plán je seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s uvedenými Skartačními znaky. (viz. také Skartační plán)

Spisový řád
Spisový řád je interní akt řízení organizace pro Spisovou službu, který obsahuje základní pokyny ve vztahu k doručování, evidenci, oběhu, vyřizování a ukládání dokumentů. Součástí spisového řádu bývá Spisový plán.

Spisový znak
Spisový znak je znak nebo kombinace alfanumerických znaků, které vyjadřují věcné zařazení dokumentů podle Spisového plánu organizace. Spisový znak označuje příslušný útvar, věcný obsah či zařazení dokumentu nebo spisu ve struktuře písemné dokumentace.

Státní archiv
Státním archivem se rozumí "Národní Archiv" resp. "Státní Oblastní Archiv" a jejich organizační složky, které tvoří soustavu státních archivů zřízených zákonem za účelem:

• dohledu na tzv. předarchivní péči o dokumenty původců,
• výběr archiválií,
• trvalou odbornou ochranu, zpracování a úschovu Archiválií.

Svazek
Svazek je jiné (výstižné/srozumitelnější) označení pro Ukládací jednotku.

TSR
TSR je zkrácené označení Typového skartačního rejstříku, který ve spolupráci s nakladatelstvím Montanex vydává Archivní sekce Ministerstva vnitra ČR, který definuje Skartační znaky a minimální Skartační lhůty pro nejrozšířenější typy a druhy dokumentů

Typ dokumentu
Typem dokumentu se rozumí věcné označení dokumentu, na jehož základě je dokumentu přiřazen skartační znak a skartační lhůta

Ukládací jednotka
Ukládací jednotkou se rozumí: archivní box, archivní krabice, šanon, spis, desky, případně dokument bez ohledu na jeho formát nebo typ.
 

• ARCHIVACE DOKUMENTŮ
• USPOŘÁDÁNÍ ARCHIVŮ A SPISOVEN
• SKARTACE DOKUMENTŮ
• SKENOVÁNÍ A DIGITALIZACE
• SPRÁVA ARCHIVU A SPISOVEN
• METODICKÝ A PORADENSKÝ SERVIS