iFaktury

...aplikace na oběh došlých faktur

Dnes se stalo již obvyklým skenovat došlé faktury. Výhody tohoto postupu jsou evidentní. Takto naskenovaná faktura se na rozdíl od faktury papírové nemůže ztratit a nemůže být "upravena" oproti své původní podobě.
Všechny faktury, které přijdou do firmy (na úřad), přijdou přes podatelnu do ekonomického útvaru. Zde může být - dle počtu denně příchozích faktur - umístěn relativně malý a rychlý skener. Všechny faktury jsou naskenovány (pokud možno se všemi přílohami) a uloženy do úložiště dokumentů, ze kterého již nikdy nemohou zmizet ani se ztratit ani být modifikovány. Dle dohodnutého oběhu faktur (workflow) pak naskenovaný obraz faktury elektronicky automaticky putuje po jednotlivých pozicích. Každý ze zúčastněných dostane "upozorňovací mail", že mu došla k odsouhlasení faktura. Mail obsahuje i další informace k faktuře a zároveň obsahuje i URL adresu, na kterou se kliknutím dostane. Takto potom vypadá úvodní obrazovka aplikace.

Na základě znalosti informací o faktuře pak dá svoje stanovisko (například Souhlas, Nesouhlas, Výhrady, Nepatří mi) a odešle dále. Faktura automaticky doputuje na další pozici, která je předem určena pro konkrétní typy faktur. Jedna z pozic je i tzv. "odsouhlasovatel nebo schvalovatel". Toto jsou typicky lidé, kteří odsouhlasují, že práce byly skutečně vykonány nebo zboží přesně takto dodáno. Aplikace zaručuje možnost odeslat ke schválení fakturu najednou nebo postupně na více odsouhlasovatelů.
Aplikace umožňuje po zaúčtování do ekonomického informačního systému (například SAP R/3, eEnterprise, Abra apod.) dotáhnout tato data o faktuře do aplikace iFaktury - využívá se do košilky. Je možno dotahovat data z ekonomického informačního systému i vícekrát - typicky poprvé při tzv. předběžném pořízení faktury do systému, dále například při tvorbě příkazu k úhradě a samozřejmě při zaúčtování.
Tato aplikace umožňuje zcela zastavit fyzický oběh faktur (faktury zůstávají na účtárně), přičemž samozřejmě umožňuje si elektronické faktury případně na kterékoliv pozici vytisknout.
V aplikaci jsou vidět i všechny odbavené faktury, je možno v nich hledat dle různých kritérií - například dodavatel, datum splatnosti, částka, finanční položka, oddíl a paragraf, záznamová položka, účelový znak, středisko, apod. Aplikace umožňuje i vybrané, případně kompletní faktury "přehrnout" do Excelu a dále s nimi pracovat.
Vyhledávání a práce s fakturami jsou nastaveny dle oprávnění, tedy nemůže se stát, že by faktury mohl vidět někdo, kdo k nim oprávnění nemá. Co hovoří ve prospěch tohoto stále používanějšího řešení ? Je to několik základních bodů, které si dovolíme vyjmenovat:

• faktury v původní, papírové podobě zůstávají ve finanční účtárně 
• systém vždy dává zpětnou informaci o tom, u koho se právě konkrétní faktura nachází 
• lze dovodit, kdo odsouhlasení pozdržel (doba splatnosti) 
• nelze říci "já tu fakturu nemám" 
• faktury jsou viditelné i pro pracovníky, kteří nemají licenci ekonomického systému 
• obrazy faktur jsou viditelné na jedno kliknutí pro pracovníky, kteří pracují ekonomickém systému - tento poslední bod přímo navazuje na následující kapitolu
• Propojení obrazu faktury se systémem

Pokud jsou faktury skenovány, pak si všichni pracovníci, kteří pracují v ekonomickém systému, mohou na jedno kliknutí kdykoliv vyvolat obraz faktury.
Toto se bude jevit velmi přínosným zejména po nějaké době používání, protože není nutno komplikovaně hledat ve starých šanonech a mnohdy i v zaprášených archívech. I po mnoha letech používání ekonomického systému si ekonomové mohou přímo ze systému okamžitě vyvolat obraz faktury.
Dle naší zkušenosti už i pracovníci finančních úřadů začínají uznávat průkaznost takto předkládaných faktur.

Tisk   |   Email

Související články

• PilsCom, s.r.o.

• ARCHIVACE DOKUMENTŮ
• USPOŘÁDÁNÍ ARCHIVŮ A SPISOVEN
• SKARTACE DOKUMENTŮ
• SKENOVÁNÍ A DIGITALIZACE
• SPRÁVA ARCHIVU A SPISOVEN
• METODICKÝ A PORADENSKÝ SERVIS