ELO Profesional

...professionální, modulární řešení pro správu digitálních dokumentů v malé nebo středně velké organizaci s možností jednoduché, ale velice efektivní správy dokumentů či jejich obsahu.

ELOprofessional je moderní systém pro elektronickou správu dokumentů, který je navržen pro snadnou a rychlou práci s dokumenty. V systémech ELO může být dokumentem jak libovolný soubor (MS-Office, PDF, video, záznam zvuku, obrázek, fax, e-mail,…) tak i papírový dokument. Systém umožňuje zařadit dokument velmi snadno do zabezpečeného elektronického archivu, ve kterém je pak možné snadno vyhledávat nejen podle zařazovacích kritérií, ale i fulltextově a navíc plně česky.

ELOprofessional je systém důsledně založený na principech architektury klient-server s tím, že každá komponenta může být umístěna na samostatném počítači. Díky tomu je možné optimálně distribuovat úkoly mezi jednotlivé stroje tak, aby i při opravdu vysokém zatížení byly zachovány co možná nejkratší doby odezvy a aby práce s rozsáhlými archivy byla stejně pohodlná, jako v případě archivů malých.

ELOprofessional navíc důsledně odděluje dokumenty jako takové a jejich popisné údaje, stejně jako údaje o struktuře archivu. Dokumenty nejsou převáděny do zvláštního formátu charakteristického pro ELO, jsou zachovány v původních formátech! Pro uchovávání digitalizovaných papírových dokumentů se používá standardní formát TIFF s vysokým stupněm komprese. Použitím standardních formátů dokumentů a běžných relačních databází zůstává zákazník relativně nezávislý na výrobci systému – společnosti ELO Digital Office GmbH, navíc celý systém je velmi otevřený (možnost komunikace přes OLE a COM rozhraní), podporuje XML výměnu dat a digitální podpis.

ELOprofessional obsahuje již ve své základní verzi „workflow“ - můžete řídit tok dokumentů ve vaší organizaci. Můžete použít buď jednoduchých AdHoc vytvářených schémat (ke schválení, na vědomí), nebo můžete pomocí velmi jednoduchého editoru vytvořit schémata průchodů standardních dokumentů organizací. Odkazy na dokumenty jsou automaticky rozeslány jednotlivým uživatelům včetně připomenutí. Jednotlivé uzly schématu workflow navíc umožňují nastavit lhůty pro zpracování dokumentu a systém podporuje sledování dodržování těchto lhůt, a to jak podle konkrétních aktivních workflow, podle uzlů, tak i podle uživatelů. ELO podporuje zastupitelnost jednotlivých uživatelů, a to nejen ve workflow. V případě, že některý pracovník např. z důvodu nemoci nebo dovolené není na pracovišti a nemůže tedy dočasně plnit své pracovní úkoly, stačí v ELOprofessional aktivovat zastoupení daného pracovníka jiným a veškeré úkoly nepřítomného pracovníka budou předávány jeho zástupci. Při tvorbě schémat průchodu dokumentu organizací je možné navíc používat podmínek nebo spojovacích uzlů, které po stanovenou dobu čekají na výsledek uzlů předcházejících. Je tedy možné například směrovat faktury znějící na určitou částku k odsouhlasení různým pracovníkům právě podle porovnání výše částky konkrétní faktury a prahové hodnoty. Podle jednoduchého kriteria můžete automaticky řídit oběh dokumentů v organizaci v závislosti na údajích konkrétního dokumentu. Ke každému uzlu schématu možné připojit i skripty, které se zpracují při přijetí úkolu nebo jeho odesílání, což otevírá možnosti pro další automatické zpracování dokumentů, vyplňování popisných údajů nebo i závislé spouštění dalších workflow. Workflow lze plně synchronizovat elektronickou poštou, takže účastníci procesu workflow dostávají úkoly prostřednictvím běžné elektronické pošty.

Právě používání skriptů a možnost jejich načasování na určité události v archivu dává systému ELO flexibilitu a rozšiřuje možnosti automatického zpracování a indexování dokumentů. nepodporuje skripty jen interně, jednotlivé funkce ELO je možné volat i dálkově z jiné aplikace nebo i z jiného počítače, čímž možné ELO propojit téměř s jakoukoli jinou aplikací.

Základní popis možností systému ELO professional

• Základní charakteristika
  • neomezená velikost archivu
  • neomezený počet klientů ELO
  • využívá SQL techonologie firem Microsoft nebo Oracle
  • vysoká variabilita a rozšiřitelnost
  • ve verzi ELOenterprise možno pracovat v 100% non Microsoft prostředí
  • plná lokalizace všech uživatelských modulů do českého jazyka
  • modulární koncepce systému
• Bezpečnost archivu
  • možnost ukládat data v zašifrované formě
  • přístup k uloženým dokumentům je možný výhradně v systému ELO
  • možnost paralelního ukládání na více datových úložišť s kontrolou integrity dat
  • možnost protokolování všech aktivit v archivu
  • pokročilá správa přístupových oprávnění k doukmentům i složkám v archivu
  • možnost replikace dat mezi více ELO servery
• Úspora času
  • rychlé vyhledávání dle indexových informací - dokumenty jsou řazeny dle relevance
  • možnost opakovat hledání se zpřesněnými údaji nad již vyhledanou skupinou dat
  • rychlé fulltextové vyhledávání i ve skenovaných dokumentech
  • 3 typy poznámek k dokumentům (veřejná, soukromá, razítko)
  • vzájemné propojování různorodých dokumentů
  • zobrazování jednoho dokumentu ve více složkách archivu (referenční zobrazování)
  • automatické zařazování do archivu na základě vyplnění indexových informací
  • možnost automatické tvorby struktury archivu
  • automatické rozpoznávání dělících stránek při hromadném skenování
• Propojení na ostatní aplikace
  • standradně propojení na Microsoft Office (Word/Excel/Powerpoint/Outlook)
  • automatická archivace e-mailů v MS Outlooku
  • synchronizace složek mez ELO a MS Outlookem
  • možnost využívat externí databáze pro import údajů
  • dostupné moduly pro napojení na SAP R/3, Navision, Lotus Notes
  • možnost propojení s ostatními otevřenými aplikacemi via VBA, .Net, ...
• Řízení firemních procesů
  • standardně obsažen modul pro workflow
  • uživatelská tvorba workflow
  • kontrola časových lhůt v probíhajících workflow
  • automatické větvení a vyhodnocování údajů ve workflow
  • tvorba jednorázových ad-hoc workflow
• Práce ve skupině
  • předávání zpráv a úkolů mezi uživateli ELO
  • verzování dokumentů s možností kdykoliv se vrátit k jakékoliv starší verzi, prohlédnout ji a případně označit za platnou
  • možnost tvorby složek týmových projektů bez nutnosti duplikování dat v archivu
  • sofistikované řízení uživatelských oprávnění dle rolí ve skupinách
• Publikace dat
  • modul ELO Internet Gateway pro on-line publikaci dat na intranetu/internetu
  • export části archivu včetně freewarového integrovaného prohlížeče

ELOprofessional je moderní systém pro elektronickou správu dokumentů, který je navržen pro snadnou a rychlou práci s dokumenty. V systémech ELO může být dokumentem jak libovolný soubor (MS-Office, PDF, video, záznam zvuku, obrázek, fax, e-mail,…) tak i papírový dokument. Systém umožňuje zařadit dokument velmi snadno do zabezpečeného elektronického archivu, ve kterém je pak možné snadno vyhledávat nejen podle zařazovacích kritérií, ale i fulltextově a navíc plně česky. ELOprofessional je systém důsledně založený na principech architektury klient-server s tím, že každá komponenta může být umístěna na samostatném počítači. Díky tomu je možné optimálně distribuovat úkoly mezi jednotlivé stroje tak, aby i při opravdu vysokém zatížení byly zachovány co možná nejkratší doby odezvy a aby práce s rozsáhlými archivy byla stejně pohodlná, jako v případě archivů malých.

ELOprofessional navíc důsledně odděluje dokumenty jako takové a jejich popisné údaje, stejně jako údaje o struktuře archivu. Dokumenty nejsou převáděny do zvláštního formátu charakteristického pro ELO, jsou zachovány v původních formátech! Pro uchovávání digitalizovaných papírových dokumentů se používá standardní formát TIFF s vysokým stupněm komprese. Použitím standardních formátů dokumentů a běžných relačních databází zůstává zákazník relativně nezávislý na výrobci systému – společnosti ELO Digital Office GmbH, navíc celý systém je velmi otevřený (možnost komunikace přes OLE a COM rozhraní), podporuje XML výměnu dat a digitální podpis.

ELOprofessional obsahuje již ve své základní verzi „workflow“ - můžete řídit tok dokumentů ve vaší organizaci. Můžete použít buď jednoduchých AdHoc vytvářených schémat (ke schválení, na vědomí), nebo můžete pomocí velmi jednoduchého editoru vytvořit schémata průchodů standardních dokumentů organizací. Odkazy na dokumenty jsou automaticky rozeslány jednotlivým uživatelům včetně připomenutí. Jednotlivé uzly schématu workflow navíc umožňují nastavit lhůty pro zpracování dokumentu a systém podporuje sledování dodržování těchto lhůt, a to jak podle konkrétních aktivních workflow, podle uzlů, tak i podle uživatelů. ELO podporuje zastupitelnost jednotlivých uživatelů, a to nejen ve workflow. V případě, že některý pracovník např. z důvodu nemoci nebo dovolené není na pracovišti a nemůže tedy dočasně plnit své pracovní úkoly, stačí v ELOprofessional aktivovat zastoupení daného pracovníka jiným a veškeré úkoly nepřítomného pracovníka budou předávány jeho zástupci. Při tvorbě schémat průchodu dokumentu organizací je možné navíc používat podmínek nebo spojovacích uzlů, které po stanovenou dobu čekají na výsledek uzlů předcházejících. Je tedy možné například směrovat faktury znějící na určitou částku k odsouhlasení různým pracovníkům právě podle porovnání výše částky konkrétní faktury a prahové hodnoty. Podle jednoduchého kriteria můžete automaticky řídit oběh dokumentů v organizaci v závislosti na údajích konkrétního dokumentu. Ke každému uzlu schématu možné připojit i skripty, které se zpracují při přijetí úkolu nebo jeho odesílání, což otevírá možnosti pro další automatické zpracování dokumentů, vyplňování popisných údajů nebo i závislé spouštění dalších workflow. Workflow lze plně synchronizovat elektronickou poštou, takže účastníci procesu workflow dostávají úkoly prostřednictvím běžné elektronické pošty.

Právě používání skriptů a možnost jejich načasování na určité události v archivu dává systému ELO flexibilitu a rozšiřuje možnosti automatického zpracování a indexování dokumentů. nepodporuje skripty jen interně, jednotlivé funkce ELO je možné volat i dálkově z jiné aplikace nebo i z jiného počítače, čímž možné ELO propojit téměř s jakoukoli jinou aplikací.

Tisk   |   Email

• ARCHIVACE DOKUMENTŮ
• USPOŘÁDÁNÍ ARCHIVŮ A SPISOVEN
• SKARTACE DOKUMENTŮ
• SKENOVÁNÍ A DIGITALIZACE
• SPRÁVA ARCHIVU A SPISOVEN
• METODICKÝ A PORADENSKÝ SERVIS