Navigace: Úvodní stránka > SPRÁVA DOKUMENTŮ
Správa a řízení dokumentů efektivně
Zvládneme zavést a udržet přehled a pořádek v dokumentech sami, s brigádníky nebo ve spolupráci s externím dodavatelem?
Úvod
U většiny firem a organizací státní správy a samosprávy tvoří zpracování dokumentů jednu z hlavních částí administrativy a patří mezi největší zdroje tzv. interních nákladů. Nelze se proto divit, že v poslední době stále více firem a organizací uvažuje o tom, jak tyto administrativní procesy zjednodušit, zrychlit, nebo nejlépe zrušit případně vytěsnit neboli outsourcovat.
Důvodů může být řada, ale převládajícím faktorem při rozhodování zpravidla stojí snaha najít optimální řešení pro zefektivnění interních procesů, snížení provozních nákladů případně minimalizaci nutných investic.
Přehled a pořádek v dokumentech
Přehled a pořádek v dokumentech se vyplatí zejména při zajištění Administrativní správy interního archivu, který slouží k řádnému uložení dokumentů do doby uplynutí skartačních lhůt.
Pro získání a udržení přehledu a pořádku v dokumentech po celou dobu jejich životního cyklu včetně jejich řádné archivace je jednou z klíčových podmínek dodržování legislativou, obvyklou praxí a interními potřebami definovaných zásad a pravidel efektivní správy dokumentů.
Základním pilířem ale je úplná a průběžně aktualizovaná Evidence dokumentů a zajištění správnosti a aktuálnosti jednotlivých záznamů.
Neméně důležitou podmínkou efektivní Administrativní správy interního archivu je logické a přehledné uspořádání dokumentů do vyhrazených regálů nebo skříní např. podle oddělení a období, které umožní zajistit to, abyste důležitý dokument našli v okamžiku, kdy ho potřebujete a ne, až když jej najdete.
Při výkonu administrativní správy interního archivu je důležité průběžně sledovat a hlídat skartační lhůty dokumentů tak, aby žádný z dokumentů nebyl skartován dříve nebo později, než vyžaduje legislativa nebo Vaše provozní a správní potřeby.
Schopnost zavést a udržet přehled a pořádek v dokumentech s průběžně aktualizovanou evidencí bývá jedním z rozhodujících faktorů rozhodování při outsourcingu péče o dokumenty externím dodavatelem, který se na oblast Archivace a správa dokumentů specializuje.
Jednoduše a poctivě
Nepochybně se budete při svém rozhodování zajímat o to, jaký charakter a rozsah by vaše evidence a systém uspořádání dokumentů měla mít, abyste zajistili všechny podstatné funkce a vlastnosti efektivní správy dokumentů? Do značné míry to ovlivňuje především vlastní charakter jednotlivých dokumentů a individuální potřeby a požadavky jednotlivých útvarů a oddělení vašeho podniku nebo organizace. Z obecného pohledu je možné evidenci dokumentů pro účely efektivní správy interního/externího archivu zpracovat v těchto kategoriích:
§ Prvotní evidence šanonů, boxů nebo krabic s dokumenty dle typů dokumentů a období vzniku;
§ Základní evidence s popisem a základní charakteristikou obsahu šanonů, boxů nebo krabic s dokumenty;
§ Rozšířená evidence s popisem a případně další charakteristikou obsahu spisů s dokumenty;
§ Detailní evidence s popisem a případně další charakteristikou zejména klíčových dokumentů např. smluv s klienty apod.
Zvládneme to sami nebo s brigádníky?
Při rozhodování o vhodném typu evidence dokumentů mohou být klíčovým faktorem časová náročnost a tím i náklady na její zpracování. Neméně důležitou podmínkou je dostupnost vhodných SW nástrojů a také množství a úroveň lidských zdrojů zejména z pohledu pečlivosti a praktických zkušeností a dovedností.
Ne vždy platí, že co je levné, se vyplatí. Pečlivě a kvalitně zpracovanou a následně průběžně aktualizovanou evidenci dokumentů oceníte zejména v okamžiku, kdy budete potřebovat vyhledat důležitý dokument, nebo když se z provozních, kapacitních nebo ekonomických důvodů rozhodnete vyřadit a fyzicky důvěrně skartovat staré a dávno již vyřízené dokumenty, kterým už uplynula příslušná skartační lhůta.
Často se stává, že vyhledáváním potřebných dokumentů stráví nejedna asistentka nebo pracovník odpovědný za interní archiv značnou část svého pracovního času. Některé výzkumy uvádějí, že tento čas představuje až 400hodin ročně. Jedním z důvodů bývá vedle chybějící nebo špatné evidence dokumentů, nedůslednost při vedení evidence zápůjček. Často se totiž stává, že řada ze spisu/šanonu vypůjčených dokumentů není vrácena zpět nebo na původní místo.
Pečlivost „vlastních“ zaměstnanců při dodržování definovaných zásad a pravidel logicky správného uspořádání dokumentů v archivu přijde vhod, když potřebujete uvolnit místo v regálech pro nové dokumenty. Pokud v šanonu vedle sebe najdete faktury společně s výroční zprávou a daňovým přiznáním měl by být takový šanon označen znakem „A“, protože obsahuje i dokumenty trvalé dokumentární hodnoty, které jsou označovány za„archiválie“ a nesmí být fyzicky skartovány. Pokud šanon správně neoznačíte a/nebo nevěnujete dostatečnou pozornost, čas a úsilí řádnému přetřídění, můžete snadno při skartaci přijít o cenné dokumenty, které můžete v budoucnu postrádat např. při kontrole finančního úřadu nebo jednání se svojí bankou.
Potřebujeme speciální software?
Důležité je vědět jaké informace, kdo, kdy a jak často doplňuje a pro jaké účely jsou tyto informace využívány. Podle toho je potřeba zvolit správnou SW podporu.
Systém tištěných předávací h protokolů nebo knih není z praktických důvodů příliš vhodný. V zásadě a malém zjednodušení lze říct, že pro evidenci dokumentů dnes stačí obyčejná tabulka v Excelu.
Ten komu obyčejná excelovská tabulka nevyhovuje, může vybírat z nepřeberného množství možností od jednoduchých programů až po sofistikované systémy Dokument managementu nebo vedení Spisové služby, z nichž řada je přístupná přes internet a nevyžadují instalaci na server nebo počítač.
Podle množství funkcí a podporovaných oblastí jsou pak tyto systémy i investičně a provozně náročné. U sofistikovanějších systémů je nutné vedle pořizovacích nákladů na licence uvažovat i s pravidelnými poplatky ve výši 3-5% z ceny koupených licencí.
Interně anebo externě?
Čas, který musíte věnovat zpracování třídění, vyhledávání, nebo vyřazování potřebných dokumentů, hraje společně s náklady na prostor, kde jsou anebo mají být dokumenty fyzicky uloženy, jednu z rozhodujících rolí při měření a posuzování celkové efektivnosti a ekonomické výhodnosti správy interního & externího archivu. Neméně podstatnou otázkou je erudice a pečlivost pracovníků, které touto činnosti pověříte.
Věnujte pozornost administrativní bezpečnosti!
Neriskujte tam, kde to není nutné!
Uvolněte si kapacity pro vaše podnikání!
Využijte výhod profesionálního správce a manažera dokumentů, kterého vám poskytne INKAM a rozvažte si ruce ke skutečnému byznysu. Dnes už nemusíte plýtvat energií vašich pracovníků při zajišťování průběžné správy a řízení dokumentů, místo toho, aby se věnovali tomu, co je pro vás opravdu ziskové a klíčové!
Snižte svoje náklady, využijte výhod outsourcingu!
Už nebudete muset trávit spoustu svého drahocenného času na často opakované vyhledávání dokumentů v interním archivu nebo jejich fyzicky náročnou přípravou ke skartaci. Ani platit vysoké nájemné za kanceláře nebo sklady. S externím dodavatelem Správy a řízení dokumentů může být reálná úspora provozních nákladů v řádu desítek až stovek tisíc korun ročně. Tak proč stát stranou?
Zbavte se starostí a neztrácejte svůj čas!
Průběžné sledování legislativních změn, nových trendů a dodržování interních zásad pro práci s dokumenty je zpravidla velmi časově náročné a pro mnohé z vašich pracovníků neatraktivní a nezáživné, nicméně škody, ušlé zisky a další finanční ztráty mohou bát značně vysoké.
Proč tedy nepřevést nepříjemné povinnosti své firmy a odpovědných zaměstnanců na specialisty INKAM, kteří v oboru Správa a řízení dokumentů působí již více než 10let a měli příležitost získat a ověřit své znalosti a bohaté praktické zkušenosti u celé řady malých, středních i velkých firem a organizací státní správy a samosprávy z Čech, Moravy a Slezska.
Pokud vám vaše rozhodování mohou ulehčit jakékoliv informace, jsme připraveni odpovědět na všechny vaše otázky. Stejně tak můžeme předložit konkrétní kalkulace a poskytnout vám referenční kontakty.
Sekce: SPRÁVA DOKUMENTŮ | Tisk | Email
Informace z oboru
LEGISLATIVA
Zákony, vyhlášky, prováděcí předpisy a metodické pokyny včetně článků s ohlasy a zkušenostmi s jejich uplatňováním v každodenní praxi.
SPRÁVA DOKUMENTŮ
Články, recenze, zajímavosti a názory odborníků ze světa tištěných a elektronických dokumentů.
SPISOVÁ SLUŽBA
Články, zajímavosti, informace a názory odborníků na téma Spisová služba v praxi napříč obory.
ADMINISTRATIVNÍ BEZPEČNOST
Inspirace na téma Administrativní bezpečnost a ochrana dokumentů, informací a dat.
OUTSOURCING SLUŽEB
Články, zajímavosti, zkušenosti a informace ze světa outsourcingu služeb a podpůrných procesů
Novinky na email
Spolupráce
Zaujal vás obsah těchto stránek, Máte zájem podělit se o své zkušenosti, chcete s předstihem informovat o akcích, které pořádáte? Kontaktujte nás!
Služby
Vybrali jste si?
Rádi byste využili našich služeb?
Potřebujete víc informací?
Kontaktujte nás, rádi pro Vás připravíme nezávaznou nabídku.
