Kam s doklady, dokumenty a dalšími písemnostmi?

Ze zákona se některé tiskopisy a smlouvy musí uchovávat i po několik desítek let. Pokud se nahromadí, zaberou šanony s dokumenty spoustu místa. Co přesně musí podnikatelé uchovávat, říká hned několik zákonů:

• zákon o účetnictví
• zákon o správě daní a poplatků a související daňové předpisy
• zákon o archivní službě a příslušné vyhlášky
• a řada dalších (oborových) zákonů a předpisů

Firma musí po určitou dobu skladovat nejen dokumenty související s účetnictvím, mzdové listy a podobně, ale také plány, smlouvy a další dokumenty.

Povinnosti uchovávat doklady související s podnikáním však nemají jen fungující firmy, ale i podniky, které jsou v likvidaci či konkursu a v podstatě přestávají existovat.

Určité druhy dokumentů může od podniku převzít státní archív. Ten ale přijme pouze některé, označené jako archiválie, tedy například důležité smlouvy a ostatní dokumenty tzv. trvalé dokumentární a historické povyky.

Pro ostatní dokumenty je potřeba najít způsob, jak zajistit, aby se neztratily. Jinak totiž hrozí poměrně vysoké sankce, v krajních případech se můžete zodpovídat dokonce i z trestného činu.

Na výběr máte dvě možnosti: buď zajistíte archivaci dokladů sami, nebo se obrátíte na specialisty.

V případě, že se rozhodnete pro skladování dokladů vlastními silami, měli byste si vytvořit systém, díky kterému žádné doklady nebudou chybět, ale zároveň se nebudou skladovat zbytečně dlouho. Takový systém se tady musí postarat o správné třídění dokumentů podle délky skladování, a efektivní vyhledávání. Může se totiž stát, že například určitou smlouvu či doklad bude třeba předložit v nějakém soudním sporu, a pokud se nenajde, může firma zbytečně přijít o peníze.

Ne vždy je ovšem vhodným řešením uchovávat pro jistotu všechny doklady. Postupem času totiž šanony začnou zabírat zbytečně moc místa, které by bylo možné využít jinak, například k pronájmu či zřízení další kanceláře.

Nabízí se řešení: převést dokumenty do elektronické podoby. V případných soudních sporech však je lepší předložit originál. Navíc je třeba vzít v úvahu předpokládanou životnost média, na které je digitalizovaná písemnost ukládána.

Na českém trhu působí řada firem, které starosti s úschovou dokladů od podniku převezmou. Nic samozřejmě není zadarmo: za uložení písemností si většinou účtují od 50 haléřů do jedné koruny denně za běžný metr za sebou srovnaných pořadačů. Součástí jejich nabídky také bývá roztřídění písemností a řada dalších služeb a prací.

• Jaké dokumenty a jak dlouho je potřeba uchovávat, lze vyhledat v zákoně o účetnictví a daňových předpisech, zákoně o archivnictví a dalších normách
• Povinnost uchovávat doklady související s činností podniku má nejen fungující firma, ale i podnik, který končí svou činnost
• Výčet různých druhů a typů písemností, které vznikají při činnosti podnikatele, uvádí takzvaný typový skartační rejstřík, vydaný archivní sekcí Ministerstva vnitra ČR
• Písemnosti jsou v něm řazeny podle abecedy a je jim přiřazen určitý znak, který určuje dokumentární hodnotu písemnosti

Sekce: SPRÁVA DOKUMENTŮ   |   Tisk   |   Email

• ARCHIVACE DOKUMENTŮ
• USPOŘÁDÁNÍ ARCHIVŮ A SPISOVEN
• SKARTACE DOKUMENTŮ
• SKENOVÁNÍ A DIGITALIZACE
• SPRÁVA ARCHIVU A SPISOVEN
• METODICKÝ A PORADENSKÝ SERVIS