Archivace dokladů podle zákona

Povinnosti podnikatele nekončí pečlivým vedení účetnictví a řádným podáváním daňových přiznání. Na řadu dále přichází archivace dokladů podle několika zákonů. Ano, čtete správně. Archivaci neřeší jednotně jeden zákon, ale věnuje se jí více zákonů podle druhu dokladu, kterého se zrovna týká.

Změt zákonů a doby archivace

Délku uchování daňové evidence určuje zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů na dobu tří let od 1. ledna následujícího roku, kterého se daňová evidence týká. Doklady za rok 2009 se tedy budou uchovávat do konce roku 2012. Doba archivace se může prodloužit až na 10 let a to ve dvou případech:

• podnikatelský subjekt je zároveň registrovaný k placení daně z přidané hodnoty
• pokud došlo při daňovém přiznání k daňové ztrát

Archivace dokladů při vedení účetnictví se řídí podle § 31 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Doklady pro evidenci DPH jsou řešené podle § 27 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Doklady pro mzdovou agendu se archivují podle § 35a) zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Abychom se v tom neztratili, následující tabulka přináší praktický přehled.

Forma a čitelnost dokumentů

Pro všechny podnikatelské subjekty obecně platí zásada dlouhodobé čitelnosti a prokazatelnosti. V případě tištěných dokumentů bývá nejčastějším problémem vyblednutí účtenek. Nejlepším řešením je mít společně s originálem účtenky i její kopii, u které již ztráta čitelnosti nehrozí. Když máme dokumenty v elektronické podobě, musíme zajistit aktualizaci formátu, aby soubory šly přečíst i za několik let. V současné době se doporučuje formát pdf.

Když se stane nehoda

Dojde-li ke zničení dokladů např. při požáru či povodni a doklady není možné již nahradit, je třeba tuto nepříjemnost oznámit finančnímu úřadu. Nezapomeňte pohromu doložit příslušnou dokumentací od policie. Pokud podnikatel nedodržuje archivaci dokumentů podle příslušných zákonů, hrozí mu pokuta až do hodnoty 3 % aktiv podniku. Stejně tak hrozí sankce pro firmy zapsané v obchodním rejstříku. Skartují-li dokumenty ještě před skartovacím řízením ve státním archívu, mohou počítat s pokutou až do výše 250 000 Kč.

Směrnice je velký pomocník

Směrnice, které upravují oběh, zpracování a archivaci dokladů, jsou významným pomocníkem a především prevencí proti případným sankcím. Pomáhají nejenom při archivaci, ale i ke správnému vedení účetnictví. Ve větších organizacích jsou i zákonem danou povinností. Upravují jaké druhy a formy dokumentů organizace přijímá a vytváří, co se s nimi má dělat, kdo je za ně zodpovědný a jaký je přesný postup při jejich archivaci. Každý dobrý účetní a účetní firma Vám sám nabídne vytvoření směrnice pro archivaci dokumentů. Nebraňte se přijmout jeho návrh, spoustu věcí to usnadní.

Sekce: SPRÁVA DOKUMENTŮ   |   Tisk   |   Email

• ARCHIVACE DOKUMENTŮ
• USPOŘÁDÁNÍ ARCHIVŮ A SPISOVEN
• SKARTACE DOKUMENTŮ
• SKENOVÁNÍ A DIGITALIZACE
• SPRÁVA ARCHIVU A SPISOVEN
• METODICKÝ A PORADENSKÝ SERVIS