Navigace: Úvodní stránka > SPISOVÁ SLUŽBA
Spisová služba a životní cyklus dokumentu
V rámci řešení spisové služby mají všechny dokumenty, které se řídí touto službou, následující etapy svého životního cyklu
Podmínky spisové služby
Spisová služba slouží ke kompletní správě dokumentů, mezi které se počítají písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy vzešlé z činnosti organizace (případně z činnosti jejich předchůdců) nebo do organizace došlé. To znamená dle přesně stanovené metodiky spravovat, třídit a archivovat rozsáhlé objemy jednotlivých záznamů, zajistit jejich přesnou evidenci a začlenění do spisů. Následně archivaci těchto spisů a posléze skartaci v tzv. skartačním řízení.
Spisová služba v rámci České republiky má přesně stanovené předpisy a zákony. Od 1. ledna 2005 vstoupilo v platnost několik nový právních přepisů, které se týkají vedení spisové služby.
- zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,
- vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,
- zákon č. 440/2004 Sb., o elektronickém podpisu,
- nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon o elektronickém podpisu,
- vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách.
Kontrola požadavků na řízení dokumentů v souladu s platnými zákony navíc bývá i součástí certifikačních auditů systémů managementu jakosti podle normy ISO 9001:2000.
Dle platné legislativy musí každý původce mít ze zákona schválený vlastní předpis pro výkon spisové služby obsahující spisový řád (předpis určující způsob příjmu, evidence, rozdělování, oběhu, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání a ukládání dokumentů), skartační řád (předpis stanovující způsob posuzování a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení). V příloze spisového a skartačního řádu by měly být uvedeny vzory některých tiskopisů (např. vzor podacího deníku, skartačního návrhu). Jejich součástí je spisový a skartační plán, tj. systém pro ukládání dokumentů ve spisovně se spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami pro jednotlivé typy dokumentů.
Příjem (podatelna, e-podatelna)
Elektronická podatelna (e-podatelna) plní úlohu přijetí datové zprávy, jejího uložení, evidence, ověření náležitostí a předání k dalšímu vyřízení, a na druhé straně uložení a evidence vypracovaných datových zpráv, jejich podepisování a odeslání. Provoz elektronické podatelny se řídí přesnými pravidly danými vyhláškou č. 495/2004 Sb. Doručené zprávy se v e-podatelně evidují v souladu se spisovým řádem úřadu. Definované postupy jsou obdobou příjmu klasických podání převedených do elektronické podoby. E-podatelna bývá součástí podatelny. Rozdělování doručených dokumentů provádí podatelna podle svých interních předpisů.
Evidence
Všechny dokumenty jsou zadány do automatizovaného systému a označeny jedinečným identifikátorem a dále jednacím číslem. Dle příslušné interní metodiky jsou označeny dalšími popisnými atributy, které podléhají evidenci do podacího deníku. Všechny evidované a shromažďované dokumenty, které spolu souvisí (jsou vztaženy k jedné věci, například reklamace), jsou vkládány do jednoho spisu, který je označen atributem – číslo spisu. Všechny náležitosti evidence a správy spisu se řídí podmínkami spisového řádu původce. Kde jsou výhody evidence dokumentů přes automatizované systémy? Tyto systémy jednoznačně generují povinné atributy pro správu dokumentů a také uchovávají v historii záznamy o provedených změnách, včetně časového okamžiku a autora provedených změn v rámci životního cyklu daného dokumentu. Je možný tisk podacího deníku a rejstříků, tak jak to vyžadují podmínky automatizované spisové služby.
Rozdělování a oběh dokumentů
Každý dokument má jednoznačně určeného aktuálního vlastníka (příjemce). Každá změna vlastníka dokumentu (přidělení, předání, převzetí, odmítnutí) musí být přesně zaznamenána. Tzv. tok dokumentů přes organizaci a přidělení vlastníka, případně zpracovatele, je v souladu s organizační strukturou podniku. Jakmile jsou všechny záznamy uzavřeny a ukončeny, dochází k vyřízení celého spisu, za které je zodpovědný tzv. zpracovatel. Spisová služba umožňuje průběžné sledování, kontrolu jednotlivých dílčích úkolů nad záznamy a vyřízení spisu.
Odesílání
Odesílání dokumentů je vedeno stejným způsobem jako jejich příjem. Jsou stanoveny popisné atributy a způsoby práce a nakládání s tímto stavem dokumentu. Pro každý vedený dokument, který se odesílá, zadá zodpovědná osoba seznam uživatelů, kterým má být dokument odeslán (tzv. rozdělovník) a požadovaný způsob vypravení (pošta, e-mail, osobně apod).
Vyřízení, uzavření
Dokument se vyřizuje buď jako samostatný záznam, nebo jako součást spisu. Vyřízením spisu se rozumí vyřízení (ukončení) celé věci, pro kterou byl spis vytvořen, a tím jsou vyřízeny i všechny záznamy obsahující daný spis. Spis je ukládán pod spisovým znakem, který je povinným atributem při automatizované správě spisové služby. Po ukončení celé věci (vyřízení reklamačního řízení, nabytí právní moci, ukončení platnosti, …) se vyřízený spis uzavře, tj. provede se kompletace spisu a zadá se atribut datum uzavření. Od 1. ledna následujícího roku po uzavření spisu začíná běžet skartační lhůta. Do uzavřeného spisu již nelze vkládat další dokumenty.
Ukládání, archivace
Pro ukládání dokumentů a spisů se zřizuje tzv. spisovna, kde jsou tyto záznamy v papírové podobě po dobu nezbytně nutnou a určenou ve spisovém a skartačním řádu. Aby byla zajištěna i automatizovaná správy v této oblasti, jsou tyto záznamy vedeny dle přesně stanovené metodiky v systémech. Archivní kniha a evidence zápůjček jsou vedeny automaticky systémem spisové služby na základě zadaných evidenčních atributů. Musí být systémem zabezpečena neměnnost obsahu všech evidovaných záznamů (dokumentů a spisů).
Skartační řízení a vyřazování
Do skartačního návrhu se automaticky Přehledy dokumentů a nabízí dokumenty, kterým již uplynula skartační lhůta. spisů určených k trvalé archivaci (A), nebo ke zničení (S) a skupina dokumentů, které se rozdělují (V) do předchozích dvou oblastí, jsou automaticky systémem pro archivaci generovány na základě zadaných evidenčních atributů (skartačních znaků).
Sekce: SPISOVÁ SLUŽBA | Tisk | Email
Informace z oboru
LEGISLATIVA
Zákony, vyhlášky, prováděcí předpisy a metodické pokyny včetně článků s ohlasy a zkušenostmi s jejich uplatňováním v každodenní praxi.
SPRÁVA DOKUMENTŮ
Články, recenze, zajímavosti a názory odborníků ze světa tištěných a elektronických dokumentů.
SPISOVÁ SLUŽBA
Články, zajímavosti, informace a názory odborníků na téma Spisová služba v praxi napříč obory.
ADMINISTRATIVNÍ BEZPEČNOST
Inspirace na téma Administrativní bezpečnost a ochrana dokumentů, informací a dat.
OUTSOURCING SLUŽEB
Články, zajímavosti, zkušenosti a informace ze světa outsourcingu služeb a podpůrných procesů
Novinky na email
Spolupráce
Zaujal vás obsah těchto stránek, Máte zájem podělit se o své zkušenosti, chcete s předstihem informovat o akcích, které pořádáte? Kontaktujte nás!
Služby
Vybrali jste si?
Rádi byste využili našich služeb?
Potřebujete víc informací?
Kontaktujte nás, rádi pro Vás připravíme nezávaznou nabídku.
