Skenování dokumentů a vytěžování dat

Společnost Océ ČR prostřednictvím divize služeb Océ Business Services zahájila v letošním roce poskytování nových specializovaných služeb v oblasti zpracování dokumentů.

 Reco Centrum Praha

 OBS vstoupilo na trh digitalizace dokumentů a automatizovaného vytěžování dat

Společnost Océ ČR prostřednictvím divize služeb Océ Business Services zahájila v letošním roce poskytování nových specializovaných služeb v oblasti zpracování dokumentů. Změnu je možné charakterizovat ve dvou základních rovinách:

ke stávajícím službám on-site digitalizace dokumentů se připojilo nové off-site specializované centrální pracoviště Reco Centrum Praha, technologicky i personálně vybavené pro hromadné i průběžné (přírůstkové) zpracování zakázek.
Jednoduchá digitalizace (skenování) se rozšířila o automatické optické rozpoznávání a vytěžování dat ze strukturovaných i zcela nestrukturovaných formulářů, včetně možné integrace získaných dat do informačních systémů klienta
 

Jak jsme začali?

Myšlenka vstupu do této oblasti dokumentových služeb již nějakou dobu v Océ krystalizovala, ale prvotním úkolem bylo jasně definovat tržní potenciál a získat zájem konkrétních klientů. To se jako první paradoxně podařilo u zahraničního zákazníka.
Po náročných jednáních a finálním podpisu smlouvy se společností CSC Deutschland Solutions GmbH došlo k zahájení spolupráce v oblasti poskytování Document Recognition and Data Capture Services jako součást globálních služeb EIPP (Electronic Invoice Payment Processing). CSC Deutschland je poskytovatelem interních služeb (Shared Service Center) v rámci skupiny CSC dceřiných společností. Jedná se o projekt celoevropského rozsahu (aktuálně pro Českou republiku, Slovenskou republiku, Německo, Velkou Británii, Itálii, Francii, Dánsko, Švédsko, Norsko, Finsko, Benelux, Španělsko), zaměřený na automatizované zpracování účetních dokladů (faktur), optické rozpoznání, vytěžení cca 80 datových polí, verifikaci oproti základním databázovým údajům z SAP a oproti nákupním objednávkám z SAP, vytvoření XML souborů a dávkový přenos dat a skenovaných TIFF images do systémů zadavatele pro automatizované zprocesování účetních transakcí. Ve fázi 2 je plánováno rozšíření služeb na další země v sektoru Emerging countries, ale také giganty typu USA!

Charakteristika centrálního pracoviště Océ RECO Centrum:

Charakteristika a vybavení

• Až 3směnný, nepřetržitý provoz
• Odpovídající počet pracovišť validace systémem automaticky rozpoznaných typů dokladů a jednotlivých polí s vytěženými daty
• Digitalizace prověřenou technologií

Aplikace

• Technologie postavena na využití špičky v oblasti Document Imaging od společnosti KOFAX - Ascent Capture 7.5 
• Světově nejpopulárnější platforma pro elektronické zpracování informací 
• Speciální nadstavba Ascent XTrata Pro (inteligentní technologie pro rozpoznání ryze nestrukturovaných dokumentů)

Skenování

• Barevné, černobílé, jednostranné i oboustranné
• Typizované formuláře, polostrukturované i nestrukturované doklady (spisový, různoformátový materiál)
• Zabezpečení digitalizace archivu i přírůstkové dokumentace

Vytěžování dat

• Ze strukturovaných i nestrukturovaných dokladů (tuzemských i zahraničních)
• Výkon dle potřeby projektu
• Vytěžování řídících položek (např. číslo faktury, datum vystavení, IČ, číslo a datum objednávky, splatnost, měna…) 
• Vytěžování dalších řádkových položek typu číslo produktu, jeho popis, množství, cena/ks

Procesy v lince

• Příprava dokladů ke skenování, třídění
• Skenování
• Automatizované vytěžování dat (použitá technologie OCR, ICR, OMR)
• Validace vytěžených údajů
• Automatizované nebo ruční třídění dle typů dokumentů vč. indexace
• Řízení kvality
• Zpětná kompletace a archivace (papírová i datová)
• Export dat, jejich integrace do dalších systémů

Personální a organizační zajištění

• Site manager 
• Metodik - operátor
• Obsluha skenovacího pracoviště
• Obsluha validačních pracovišť a řízení kvality
• Podpůrné zdroje pro přípravu, třídění, zpětnou kompletaci a archivaci dokladů

Bezpečnost

• Kamerový a přístupový systém
• EZS + EPS
• Aplikace systémové politiky
• Certifikace ISO 9001:2000
• Prověření, vyškolení pracovníci s dlouholetou zkušeností 
• Docházkový systém

Přehled konkrétních služeb

• Provedení analýzy a Studie proveditelnosti
• Bezpečnostní studie
• Digitalizace
• Vytěžení a korekce dat
• Systémová podpora
• Archivační služby a správa dokumentů
• Komplexní outsourcing

Základem úspěchu a konkurenceschopnosti je pružnost a kvalita

Přestože Océ Reco Centrum disponuje nejmodernější technologií pro automatizované zpracování dokumentů, nemůže být tento fakt sám o sobě jediným předpokladem úspěchu. Právě případ výše popsaného evropského projektu ilustruje, jak je pro konečný obchodní úspěch důležitá schopnost přizpůsobit se potřebám a požadavkům zákazníka.

Specifika projektu:

• Pracovní den - každý den kromě sobot, nedělí, 25. 12. nebo 1. 1.
• Na míru vyvinutá rozhraní, formáty, reportingové aplikace…
• Dodání výsledných dat týž pracovní den, ve kterém byly poskytnuty vstupní dokumenty ke zpracování
• Zpracování a vytěžení dokumentů ve 12 jazycích z 16 zemí!
• Polostrukturované i nestrukturované dokumenty,
• široká škála
• Řádkové položky, hromadné faktury, kontrola řádkových položek faktur podle řádkových položek objednávek
• SLA - kvalita rozpoznaných a správně odvalidovaných dat - 97 % z celkového objemu vytěžených polí
   

Hlavní přínosy služeb Digitalizace & vytěžování dat pro zákazníky

Za základní přínosy této nové služby považuje společnost Océ následující faktory:

• Zrychlení cyklu zpracování
• Okamžitá dohledatelnost dokumentů a informací
• Významná redukce personálních nákladů
• Jasně plánovatelné a předem známé náklady
• Přesun rizik a dlouhodobá garance kvality na bázi smluvního SLA
• Eliminace souvisejících technologických investic
• Přesný reporting
• Mnohem pružnější fungování firemních procesů ve vztahu k interním/externím subjektům
• Při rozhodování zákazníka o outsourcingu výše uvedených činností je třeba brát v úvahu fakt, že ekonomická výhodnost outsourcingu automatizovaného vytěžování dat vzrůstá s množstvím příchozích dokladů a rostoucím podílem manuální práce při jejich zpracování!

Další rozvoj a vize

Informace získané z trhu naznačují, že v oblasti specializované digitalizace a automatizovaného zpracování dokumentů existuje i v následujících několika letech řada příležitostí. Přidaná hodnota automatizovaného vytěžování dat z dokumentů však není otázkou pouze oblasti účetních dokumentů. S úspěchem lze digitalizovat, vytěžovat a integrovat data z logistických dokumentů, výrobních dokumentů, servisních reportů, protokolů o měření, smluvních dokumentů, žádostí o bankovní produkty nebo aktivizaci telekomunikačních služeb a mnoha dalších. Obecně platí, že u dokumentů, které obsahují informace kritické pro návazné firemní procesy vždy existuje prostor pro zvýšení přidané hodnoty jejich zpracování.

Océ Business Services plánuje intenzivní rozšiřování služeb, využití efektu centralizovaného zpracování (sběr a realizace zakázek z jednotlivých běžících projektů OBS), synergie mezi digitalizací, elektronickou a fyzickou archivací dokumentů a také možnosti využít středisko pro outsourcing činností podatelny, kdy zákazník svěří Océ celkovou správu příchozích dokumentů, selekci, digitalizaci a zanesení dokumentů do Document Management systémů.
Pokud je pro Vás čtenáře naší Panoramy a zároveň stávající/potenciální zákazníky tento příspěvek inspirativní a hledáte podobné možnosti, jak efektivně zpracovávat dokumenty ve vaší společnosti, potom se můžete vždy s důvěrou obrátit na Océ.

Ing. Pavel Hartmann
Business Development Director
SBU Océ Business Services
Océ-Česká republika, s.r.o.

Tisk   |   Email

• ARCHIVACE DOKUMENTŮ
• USPOŘÁDÁNÍ ARCHIVŮ A SPISOVEN
• SKARTACE DOKUMENTŮ
• SKENOVÁNÍ A DIGITALIZACE
• SPRÁVA ARCHIVU A SPISOVEN
• METODICKÝ A PORADENSKÝ SERVIS